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今週の儲かる繁盛店の視点 第358話:「衰退企業に限って、中身が見えない業務で予定をいっぱいにする。その理由は、経営危機から目をそらすことが簡単に出来るから」

 

「先生、今までやってたことを システム化すると作業時間が減ってきます。問題は、その空き時間に何をやらせるかなんです。」

とある企業の、経営者からのご相談です

――――いえ 何もやらせず、暇にしてください。ハッキリ申し上げました。

「えっ?そんなことしたら、もったいないじゃないですか?」

理由は簡単で、時間が空いたからといって別作業をやらせてしまうと、それがルーティンとなり、忙しくなると、再び必要業務が出来なくなるからです。

運営部からは

「ウチはそういった空いた時間にPOP作成作業や、掃除、手直しの雑務をやらせてますから」という話がでてきます。

――――POP作成、掃除、手直しを一緒くたにしてやるのではだめです。それぞれには、いつやることがベストなのか再考し、必要業務として組みいれてください。と申し上げました。

小売チェーン業界は、「とりあえず」とか「空いてる時間に」といった隙間に、雑務作業をひきあて、手が空かないようにするやり方を得意としてきました。

その背景には、週30時間以上の長時間契約の人が多いことから影響しているからと思われます。確かに人口増で、売上が伸びていた時はそれでも問題はなかったのですが、人口減で、売上減少が続き、人時売上を追求するようになると、いつやるのがベストなのかが常に問われることになります。

断っておきますが、長時間契約の人に問題があるということではありません。
その業務の中身がどうなっていて、それが、誰でも共有できるようになっていますか?ということです。
もちろん 何十人もいる部下のひとり1人の動きを、ことこまかに覚えていることはできませんから、時間帯ごとに誰が何の仕事をしているか、分かるようなものはありますか?という意味です。

収益力の高い企業の共通点は、忙しそうに動きまわって作業をするのではなく、ひとり一人が何をやっているか?分かるようになっていて、どこをキチンとやれば収益があがるのか?ハッキリしているということです。

こう申し上げますと

「それには出勤シフト表を使ってます」という声が聞こえてきます。

――――出勤シフト表で、どのように収益をコントロールしていくのですか?とお聞きすると

「・・・」となります

出勤シフト表は、雇用契約に合わせ、担当を決めたものです。これに対し作業指示書は、業績目標達成に向け決められた業務を、誰がやるのか?を表わしたもです。

前者が契約に縛られた人員で回すものであるのに対し、後者は業績目標から、必要人時を算出し、それに人を割り当てていくものです。
つまり、今まで、個人契約中心に回してきたやり方から、企業が収益を得るため、企業を中心としたやり方に切替ていくということです。

作業指示書には数々メリットがあります、例えば、どの時間帯に採用が必要なのか明確になるため無駄のない採用ができます。また、短時間契約希望の人でも、働くことが出来るので、幅広く人を集めることが出来ます。
さらに、どこで業務が滞り、営業力が落ちた原因が明確になるため対策が取りやすいということです。

但し、こういったことが出来るようになるには、構造を理解し使いこなしていくための準備も必要となることから、早期の取り組みが必要になってくるということです。

現状、出勤シフト表しかない企業では、どこで業務が滞っているのか見えないため、会社側から改善指導することができないのです。

また、個人に依存しっぱなしの業務は、常にいっぱいいっぱい作業をいれてしまおうとすることから、常に残業が発生します。

冷静に考えてみれば分かる事ですが、日々多忙と言われている業務を客観的な視点で作業指示書に置きかえてみると、一日の中で本当に忙しいピークは1時間程度で、それ以外はかなりゆったりとしていることがわかります。

例えば、青果は、開店前の品出しがピークとなり大量に人手が必要になります。鮮魚や惣菜は開店直前から昼までがピーク、レジは昼と夕方。グロサリー日用品は夜間。というふうに、それぞれの作業ピーク時間が見えてきます。

GMSやスーパーでは、こうしたピークタイムのズレを活かし、順番に応援していくことで、最少人数で回すことも可能なことから、もはや作業指示書無くして店舗運営は出来ないと断言しています。

ところが現実は、縦割り組織なため、部門の壁を越えて応援にいこうとしても、なかなかいけないのです。その証拠にレジが混んでいても、他部門は別作業をやっていて、レジでお客様をお待たせすることが、どの企業でもなくならないのです。

勤務シフト表しかない店舗運営では、そういったことが頻発し、顧客満足度が低下することが恒常的に起こるわけで、半世紀以上続く、縦割り型の硬直した組織体制の恐ろしさといえます。

さらに言えば、従業員の高齢化が進む中、担当制に依存した業務をいつまでも続けていると、ある日突然、その人が抜けたとき、誰も出来ない。という事はすでにあちこちの企業の店で起っています。

その人がいないと回らない会社は、一事が万事で、全ての店で同時多発的に引き起り戦力喪失がおこります。これを防ぐには、誰がやっても出来るような運営体制を今から備えておくことが重要ということです。

一方で、実際に業務改革を柱として、作業指示書を運用されている企業では、様々な進化をしています。

最も顕著なのは、新規採用で頭数を増やしても総人時が減って、人時売上があがるようになるということです
全体計画の中で、細かく短時間契約の人を割当ていくことで、作業ロスが減り、店舗コンディションが良くなるからです。

このように、長時間勤務が出来るベテラン社員を中心とした縦割り中心のやり方から、作業指示書を作り、人を横断的に活用することで、企業収益を上げ続ける企業は増え業績を伸ばしています。

さあ、貴社では、まだ、ベテラン長時間労働社員に依存し、落ちゆく数値を眺めていきまか?それとも、短時間で、無理なく収益を上げる方法で、明るい未来を実現させていきますか?それを決めるのは 経営者のあなたです。