今週の儲かる繁盛店の視点 629号:「なぜ、日々の業務計画を作ることが大切なのか？成り行きで業務を進める　赤字急性期病院の行きつく先は？」

5月半ば、先週は真夏日が何日かあって、今年も長い夏が始まりました。

連日、テレビやラジオが報道されてるように、これからの季節、気温の寒暖差に気を付けておかないと、脱水症で体調を崩したりします。

外にいる時であれば、汗もかくし、のども渇くので「水を飲まなくては」、となりますが、空調の効いたオフィスにいると　ついつい、水分補給を忘れてしまいがちです。

人の体の水分は一日に１リットルは喪失するといいますから、休日で家にいる時も、それこそ、２リットルの水のペットボトルを目の前に置き、1時間ごとにどこまでのむっていうくらいにしておかないと、「だるくて何もする気になれない。そういえば、水、飲んでいなかった」と後で気づいた。なんてことは、よくあることです。

これは、ビジネスも同じで、「毎日やれるとこまでやっておこう」というやり方と、
「ゴールから逆算して、やることを決めてやる」のとでは、結果の出方が全く変わってきます。

例えば、外来患者予約をもとに一日の業務計画が組まれたスケジュールがあるのと、外来予約表だけで、各部署バラバラで動くのでは、作業効率も、職員の負担感もまったく違ってきます。

何が大きく違うかというと・・・

目標患者数から設定した、業務計画が組まれていることによって、皆が同じ方向を向いて仕事をするので、余計なことをしなくなります。

また、急患が入ってきたとしても、業務計画があるので、どこの人を支援に出せばいいかわかるので、患者さんをお待たせすることもなくなります。

一方で、そういった計画表がない病院では、「毎日がやれるとこまでやって…」という成り行きまかせなので、忙しい時は早く動きますが、手が空くとマイペースでゆったりとした動きになります。
なかには手の空いた時間に、日頃できない書類の整理やといった雑務をやろうとする人もます。

もちろん、それ自体は悪いことではありません。
問題は、そういった雑務がルーティン化してしまうということです

一旦そうなると、作業量が増えていくため、急患が入るとそれが残業となって人件費が膨らみます

ルーティンといえば聞こえはいいですが、習慣化したやり方は、簡単には元の戻らなくなるということです。

最初は数分であってもやがて10分15分となり、気づけば40分～60分となるのには時間はかかりません。

まして、これが、職員数500名を抱える急性期病院で、1割がこういうことになったら
一日50時間もこうしたことが起きているということです。

開院日数が年間300日だとすると、年間15000時間。

職員の平均時給を2300円だとすると、年間3450万円もの金額がどのように使われてるのかわからない、状況になっているということです。

実際に、業務フローを作って、日々の運営を行っている急性期病院では、日々その通りに動いてもらう状態をつくることで、職員の疲労感やストレスが軽減され、離職者はほぼゼロになっています。

結果、年間数千万の人件費も下がり、赤字問題の進展にに大きく寄与している。ということです。

毎日の業務を、計画書なしにバラバラでやるのと、やるべき業務が書かれた業務計画表を中心に、皆が同じ方向を向いてやるのでは、結果が全く変わってくるということです。

さあ、あなたの医療法人ではまだ、部署ごとにバラバラ業務をやり続けますか？
それとも、業務計画に基づいた　無駄のないやり方で、失われた職員の笑顔と、垂れ流された不要な人件費を取り戻しますか？

著　伊藤稔